Cu cateva saptamani in urma, am trimis o solicitare celor peste 700 de parteneri ai nostri blogging pentru a solicita prezentari pentru blogul nostru sau permisiunea de a le intervieva pe un subiect despre care au avut experienta sau expertiza. Astazi suntem incantati sa prezentam acest interviu cu Maggie Zhu din Cartea de bucate a lui Omnivore despre toate experientele sale cu angajarea unui asistent virtual (VA) si crearea unei echipe care sa ajute la cresterea site-ului.

Aveti propriile idei pe care doriti sa le impartasiti publicului Chicory? Trimite-ne ideile tale folosind formularul!

Puteti incepe sa ne spuneti un pic despre blogul dvs. in general? 

Am inceput blogul meu de carte Omnivore acum trei ani ca hobby in topul jobului meu corporativ cu norma intreaga. La inceput nu m-am concentrat. Am redus subiectul pe un an in blogging si am inceput sa il privesc ca o afacere serioasa de anul trecut. Blogul meu impartaseste retete si retete chineze care folosesc tehnici de gatit asiatice si ii invata pe cititorii mei cat de usor este sa le gateasca.

Deci, de ce ai decis ca vrei sa incepi sa lucrezi cu un VA? Care au fost „markerii” de care aveti nevoie de ajutor?

Cand am inceput sa petrec mai mult timp in cresterea blogului meu, a devenit un proces frustrant de a gasi un echilibru intre jobul meu de zi si blogging. Ceea ce nu am facut niciodata. Promovarea blogului si social media m-au innebunit.

Citirea saptamanii de lucru de 4 ore de Tim Ferriss si Virtual Freedom de Chris Ducker mi-au pus in minte conceptul de VA si am inceput sa iau in considerare angajarea oamenilor. Inca traiam la Beijing la vremea aceea. Mi-am monetizat blogul cu reclame, iar venitul meu era inca mic.

Am angajat primul meu VA de la Elance (acum Upwork). Ea avea sediul in Filipine si m-a ajutat cu cateva promotii de baza a blogului, cateva ore pe saptamana. Pentru mine a fost mai mult un proiect mic, doar sa vad ce simti sa angajezi pe cineva.

Cea mai mare schimbare s-a petrecut la inceputul anului 2016, dupa ce m-am mutat de la Beijing in SUA si am inceput sa fac bloguri cu norma intreaga. Am aflat curand ca nu pot jongla totul singur, chiar si atunci cand nu aveam o slujba de o zi.

Array

In acea perioada, VA mea a ramas insarcinata si a incetat sa lucreze pentru mine. Asa ca am inceput sa fac din nou toate sarcinile de baza.

Aceasta situatie nu a durat mult. Mi-am dat seama ca atunci cand imi voi petrece trei ore facand munca repetitiva si de amortire a creierului, ca pierd trei ore as fi putut obisnui sa fac munca creativa si sa imi dezvolt afacerea. Atunci am decis sa nu-mi pot dezvolta afacerea cu o echipa unica.

Am lucrat de data aceasta cu o companie, pentru a angaja din nou un VA part-time, pe ora. Mi-am dat seama curand ca imi doresc propria mea echipa, cineva care sa-mi inteleaga afacerea si sa-mi impartaseasca viziunea. Am vrut ca cineva sa lucreze cu mine pe termen lung. Asa ca am scufundat si am angajat un VA cu norma intreaga.

Criteriile mele au fost simple. Bune abilitati de comunicare in engleza si comunicare rapida, cu o anumita experienta in social media. De asemenea, o persoana cu tipul de personalitate cu care as dori sa lucrez, pe care, de obicei, il puteti spune dintr-un interviu. Si, desigur, in bugetul meu.

Exista grupuri sau forumuri pe care oamenii le pot / ar trebui sa le foloseasca pentru procesul de angajare?

Depinde de rolul pe care il cautati sau de proiectul dvs. Exista multe resurse diferite.

  1. Daca sunteti in cautarea unui asistent part-time pentru a duce la bun sfarsit lucrurile, va recomand cu mare drag externalizarea echipei voastre. Este un grup mic de VA cu sediul in Asia. Kim, liderul, are sediul in Singapore.

    Puteti achizitiona pachetul lor lunar (de la 10 la 40 de ore), pentru o taxa foarte rezonabila. I-am angajat doua luni pentru a lucra pe Facebook-ul meu. Sunt cu adevarat experimentati si nu au nevoie de multe instructiuni pentru a incepe munca. Stiu ca multi prieteni imi folosesc serviciile. Am incetat sa lucrez cu ei doar pentru ca am decis sa merg intr-o alta directie.

  2. Exista un grup Facebook, asistent virtual pentru bloggeri. Puteti gasi acolo multi freelanceri cu fractiune de norma, care va pot ajuta cu postari de socializare si activitati legate de bloguri.
  3. Puteti ruga intre familie si prieteni sau sa circulati un anunt la o universitate din apropiere, pentru a angaja un stagiar cu un buget redus pentru munca de baza.
  4. De asemenea, puteti pune un anunt pe Facebook pentru a angaja un freelancer sau un vecin care lucreaza de acasa (pentru a angaja local). Stiu ca multi bloggeri folosesc aceasta metoda si au mare succes.
  5. Puteti utiliza Upwork (anterior Elance) pentru a angaja un VA cu fractiune de norma, fie dupa ora, fie prin proiect, sau un VA cu norma intreaga. Upwork are o utilizare internationala, ceea ce inseamna ca puteti gasi lucratori la multe bugete si zone de timp.

Cum ai decis ca cineva a fost in cele din urma potrivirea potrivita? Aveti vreun acord formal pentru angajarea lor?

Nu este usor sa gasiti o potrivire potrivita si, probabil, nu veti gasi niciodata o potrivire perfecta. Este vorba mai mult despre stabilirea asteptarilor practice cu un buget rezonabil si despre gasirea cuiva care se potriveste celor mai multe nevoi. Ii poti antrena intotdeauna dupa angajare.

Din experienta mea, cele mai bune practici sunt realizarea unui interviu. Este ca intalnirea. Puteti afla multe altele cand vorbesti cu cineva fata in fata.

Printr-un interviu, pot afla daca candidatul meu vorbeste foarte mult limba engleza si daca este prietenos si usor de vorbit. Ea initiaza conversatii si are pareri proprii? Ce simte ea despre meseriile anterioare si este dispusa sa invete? Care sunt asteptarile ei fata de noul loc de munca si va ramane cu compania? Puteti obtine aceste raspunsuri daca puneti intrebari corecte. Mai important, vrei sa gasesti pe cineva care sa raspunda prompt si sa aiba o personalitate care iti place.

Din nou, nu veti sti niciodata sigur pana nu incepeti sa lucrati cu ei. Dupa ce ati angajat pe cineva, veti afla in cele din urma daca acesta este candidatul potrivit. Daca nu, mergeti mai departe si o angajati pe alta. In acest fel, procesul seamana foarte mult cu intalnirea.

Am nevoie de VA pentru a semna un contract scurt pe care l-am pregatit. Lucrez cu cineva de peste mari si totul se bazeaza in mare masura pe incredere. Un contract nu ajuta daca ar trebui sa ajunga vreodata la punctul in care vreau sa iau masuri legale. Dar face ca aranjamentul sa para formal, iar angajatul il va lua mai in serios. La fel ca atunci cand angajezi pe cineva pentru biroul tau, modul traditional.

Care au fost termenii dvs. atunci cand ati stabilit contractul si cum v-ati descurcat la bord?

Titlul postului este Asistent virtual general si este un job cu norma intreaga. Programul de schimb este de 8 ore pe zi, de luni pana vineri, cu exceptia sarbatorilor nationale locale, cu 10 zile de concediu platit (5 concedii + 5 concedii medicale). Toate sarcinile potentiale sunt listate, de asemenea, pentru a defini rolul. De asemenea, listez regulile de baza ale companiei, cum ar fi modul de a lua concediu medical si ce trebuie sa faci atunci cand se intampla o urgenta

Procesul de bord este simplu si simplu. Creez o adresa de e-mail folosind Gmail si conectez toate instrumentele de care avem nevoie cu e-mailul ei. Incep prima zi cu un apel video pentru a o parcurge toate documentele, regulile companiei si sarcinile de baza. In urmatoarele cateva saptamani, conduc antrenamente cu documente scrise, videoclipuri si chat video live, atribuind sarcini foarte specifice pentru a incepe. A durat aproximativ o luna pentru ca VA sa ma familiarizeze cu toate sarcinile de rutina.

Care au fost unele dintre succesele si piedicile timpurii? Care au fost primele sarcini pe care le-ati incarcat in VA?

Din diferite experiente, cei mai multi dintre asistentii mei au ridicat munca intr-adevar rapid, fara prea mult ajutor din partea mea, pe care am considerat-o succese timpurii.

Cea mai mare problema a mea a fost cauzata de asteptarile nepotrivite. Am angajat odata un VA cu un buget relativ ridicat, dar am descoperit ca a fost lenta cu munca ei. Apoi am aflat ca oferta mea era mai mica decat fostul ei angajator, asa ca nu era dispusa sa depuna efort 100%. A dus la incetarea relatiei de munca si am angajat o alta persoana.

Aproape toate piedicile mai mici au fost cauzate de o comunicare gresita. Cand lucrezi cu cineva care nu se afla in acelasi birou, comunicarea gresita se intampla tot timpul. De exemplu, a existat o singura data cand VA nu mi-a completat programul de social media asa cum ma asteptam. Mai tarziu, am aflat ca nu comunic clar prioritatile sarcinilor, asa ca a lucrat la sarcini mai putin importante tot timpul.

Acum folosesc o foaie de calcul comuna pentru a enumera toate sarcinile, cu descrieri clare si termene. De asemenea, ma asigur sa ofer tutoriale si instructiuni detaliate si anunt pe VA cand voi fi gata de ajutor.

Acum ca ai lucrat un pic cu ei, cum s-au schimbat lucrurile? VA va face lucrurile pe care ati asteptat sa le faceti?

Lucrul cu un VA mi-a imbunatatit enorm fluxul de lucru. In unele moduri, ma ajuta sa ma organizez. A trebuit sa-mi scriu fluxul de lucru pentru a o invata, ceea ce a ajutat, de asemenea, la optimizarea procesului, sa faca lucrurile mai repede si intr-un mod mai organizat.

Celalalt lucru este ca se simte minunat sa lucrezi in echipa. VA-ul meu a avut experienta anterioara in alte domenii, asa ca, de fapt, mi-a furnizat multe informatii despre cum sa imbunatatesc lucrurile. Am dezvoltat impreuna un programator Facebook si a facut programarea mult mai usoara. Uneori, am sarit si idei din ea.

Cand am o echipa care imi executa deciziile, pot efectua mai multe experimente si pot masura rezultatele. Imi pot petrece mai mult timp crescand afacerea, nefiind inotata in ea. Simt ca am mai multe ore in timpul zilei. Deci, acum pot participa de fapt la mai multe evenimente si pot crea mai mult continut pentru blogul meu.

Nu numai ca VA imi indeplineste asteptarile, dar uneori aduce si surprize placute.

Cum te descurci cu lucruri cum ar fi stabilirea obiectivelor, mentinerea VA-ului motivat sau responsabilitatea acestuia pentru sarcini? Care este procesul dvs. de comunicare?

Acest lucru a fost destul de provocator, dar am dezvoltat in sfarsit un sistem. In primul rand, folosesc o foaie de calcul comuna pentru a enumera toate sarcinile si termenele, astfel incat este foarte usor sa urmaresc performantele VA si sa pastrez lucrurile la inregistrare. Luni avem o intalnire saptamanala, cand trec in revista realizarile noastre din saptamana trecuta si parcurg lucrurile la care vom lucra in aceasta saptamana.

In ceea ce priveste motivatia, incerc sa ii apreciez munca ori de cate ori este posibil. De asemenea, incerc sa aleg mici sarcini care sunt putin provocatoare si sa o las sa le gestioneze cu totala libertate. De asemenea, am infiintat un sistem de bonusuri care asigura recompensarea angajatului meu daca ne atingem tinta la sfarsitul anului. De asemenea, le revizuiesc anual performantele si fac ajustari salariale in consecinta.

Aveti cateva cuvinte finale de sfaturi pe care doriti sa le transmiteti despre proces cu cititorii / bloggerii nostri?

Daca intentionati sa va integrati blogul intr-o afacere, nu doar un hobby, considerati cu siguranta sa angajati pe cineva. Pentru ca fie cheltuiti timp, fie bani. Realizarea unei investitii intelepte va va economisi tone de timp si va va dezvolta afacerea mult mai repede.

Stiu ca majoritatea oamenilor vor spune ca nu au bugetul. Dar, de fapt, angajarea cuiva este mai ieftin decat crezi. Iti economiseste timp, astfel incat sa poti castiga mai multi venituri. Celalalt lucru este sa nu va descurajati daca nu gasiti VA-ul dvs. perfect la prima incercare. Acesta este un proces de invatare. In cele din urma veti obtine mai multa experienta, veti invata sa gasiti o forma potrivita si sa va construiti echipa de vis.

ARTICOLE SIMILAREDE LA ACELAȘI AUTOR